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Coopérer à distance avec le numérique : même pas peur !
UdN
le 30 janvier 2017
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La transition est en marche. De nombreux acteurs repensent, expérimentent, relient les alternatives d’un monde en pleine transformation. Ces chercheurs explorent, souvent dans leur coin ou en petits groupes des solutions à des problèmes partagés. Gouvernances à ré-inventer, éducations plus émancipatrices, production responsable, sociétés plus conviviales et équitables… : les chantiers sont vastes et souvent interconnectés.
Pourtant, si nous sommes forts pour collaborer en présence, avec un petit groupe proche géographiquement…, autant le soufflet retombe lorsque le groupe se sépare.
Face à ce constat, il nous faut penser la collaboration à distance mais aussi avec un grand nombre de personnes. Les chantiers qui nous animent demandent que ses artisans soient en lien et maitrisent les outils pour faire commun. Pour qu’elles puissent s’inspirer les unes des autres, nos initiatives doivent être sincèrement partagées. Pour cela, il nous faut laisser des traces, sentiers que pourront reprendre les suivants. Il en va de notre efficience.
Dans ce cadre, les outils numériques peuvent servir pour amplifier les collaborations initiées en présence et aider à les faire perdurer à distance. Ils permettent aussi de créer des liens et passerelles entre de nombreux acteurs et chantiers qu’il serait illusoire de vouloir réunir dans un même lieu.

Au travers de quelques exemples, nous essaierons de montrer en quoi ces outils complètent les dynamiques présentielles.


Cartographier les expériences : le projet oasis des Colibris
En 2015, les Colibris ont relancé la dynamique Oasis (habiter autrement) en commençant par mettre à jour un inventaire participatif de ces lieux afin de faciliter les rencontres et les échanges. Nous en sommes aujourd’hui à 388 lieux qui s’ignoraient. Par le biais de formulaires, les oasis remplissent et mettent à jour leurs fiches. Cela génère une carte interactive ainsi qu’un moteur de recherche qui facilitent les échanges. (technologie utilisée yeswiki et son extension bazar)
idée techno : Cette technologie permet de cartographier des membres d’un réseau, des actions mais aussi des ressources.
idée anim : Cette étape est souvent la première d’une action collaborative, se reconnaitre, pouvoir échanger, se repérer.
CarteColibris

Un espace de co-écriture pour des réunions à distance
 : les CP des Colibris
Le Cercle de Pilotage (équivalent du bureau d’une association) des Colibris se rencontre trois à quatre fois par an en présence. Il est composé d’une dizaine de personnes. Afin de maintenir un lien entre deux regroupements, nous nous donnons rendez-vous tous les mercredi pour une heure d’échanges à distance. Nous utilisons Skype (logiciel de visioconférence) ou une conférence téléphonique. Nous activons également un pad (technologie utilisée framapad), espace de co-écriture qui a toujours la même structure : présents, tour de météo, rappel des décisions de la séance précédente, ordre du jour, rappel des décisions de la séance, tour de météo final. Les personnes qui ne peuvent être présents savent qu’ils pourront retrouver le compterendu sur cet espace.
idée techno  : il est préférable d’apprendre à utiliser cette technologie en présence afin de tous savoir l’utiliser à distance.
idée anim : l’espace peut servir, avant la réunion à co-élaborer l’ordre du jour, et il pourra servir suite à la réunion à co-rédiger le compterendu.
pad
Une décision par consentement à distance afin de célébrer en présence ; un CO
Extraordinaire des Colibris
Le Cercle d’Orientation (équivalent conseil d’administration) des Colibris utilise la décision par consentement. Les participants de ce cercle ont appris, en présence, les différentes étapes de ce processus. C’est ainsi que l’une des dernières décisions a été travaillée d’abord à distance avant de la finaliser en présence. 2 semaines avant le CO, la proposition était partagée par le biais d’un Google document non modifiable mais accessible sans login ni mot de passe à toutes les personnes qui en avaient le lien. Associé à cela, un espace de co-écriture (technologie utilisée framapad) a été créé pour permettre les étapes suivantes : durant la première semaine, les membres du CO pouvaient y déposer leurs questions de clarifications et partage de ressentis sur la proposition ; la semaine suivante, les clarifications ont été apportées, pour ensuite passer au tour d’objections argumentées directement dans le pad. Ceux qui le souhaitaient se sont alors mis à l’oeuvre pour lever ces objections. En présence, pendant le CO, nous avons vérifié que les clarifications apportées étaient bien comprises, que les objections posées à distance étaient bien levées et surtout qu’il n’y avait pas de nouvelles objections pour enfin célébrer la décision et trinquer (ce qui ne peut pas encore se faire à distance et c’est tant mieux 😉
idée techno : quand les processus sont bien partagés et intégrés par un groupe, il est souvent facile de les transposer sur des outils numériques bricolés. Nous aurions pu utiliser des logiciels dédiés type Loomio ou Framavox mais quand un outil simple fait l’affaire, inutile de chercher plus complexe !
idée anim : il est bon de pouvoir retrouver une documentation du processus, pour les nouveaux dans le groupe afin qu’ils puissent comprendre les étapes de la méthodologie. Enfin, bien vérifier que personne ne reste sur la touche : s‘il y a quelques personnes non connectées, il conviendrait de les inclure avec des modalités singulières.

La correction d’un dossier
difficile avec une équipe aux quatre coins de l’Europe
Fin 2014, nous (équipe Outils-Réseaux) devions rendre les productions d’un gros projet européen… des centaines de pages à relire, corriger, homogénéiser… En bref, un travail de fourmis à enclencher et guère passionnant au demeurant ! Nous n’arrivions pas à avancer sur ce chantier seul, chacun de son côté. Nous nous sommes donc donnés rendez-vous pour un après midi entier : chacun dans son coin d’Europe, nous sommes tous branchés sur Hangout pour nous voir, créer de la convivialité, avec une playlist musicale collaborative via Deezup en toile de fond. Résultat, nous avons passé 4 heures à partager nos musiques préférées, à rire et papoter mais aussi à accomplir notre mission en achevant cette laborieuse correction des contenus déposés sur un Wiki.
idée techno : il y a maintenant plein de petits services web qui font à peu prêt ce que vous voulez (vidéo, musique, diaporama, carte mentale…). Il suffit de savoir ce que vous souhaitez faire et la solution existe certainement.
idée anim : l’idée des « chantiers chinois«  (petite action réalisée par plein de personnes en même temps) permet souvent de ressentir la « puissance » collective d’un groupe. Ils peuvent être utilisés pour apprendre à faire rapidement du commun partagé (webographie, documentations croisées, photothèque…).


Zoom techno :
 

  • Le pad, outil de co-écriture par excellence : grâce à Framapad vous pouvez créer un espace de co-écriture, vous transmettez l’adresse à vos complices et hop, toutes les personnes connectées écrirons avec chacune une couleur différente. Vous pourrez commenter le document, l’exporter ensuite vers plein de formats différents. Finis les mails avec les pièces jointes qui se téléscopent, créant de l’infobésité, les problèmes de version et accessoirement une grosse consommation énergétique car vos pièces jointes seront toutes stockées sur tous les serveurs mails des destinataires…
  • Le mur de petits papiers collants de couleurs que l’on peut bouger car ils se recollent  : nos animations sont souvent outillées avec des post-it, et bien, il existe des services web qui permettent de faire exactement la même chose mais à distance : Framemo ou Padlet permettent de continuer un travail initié lors d’un regroupement, de suivre l’avancée d’un chantier, de poursuivre une tempête de cerveaux…
  • La conférence téléphonique gratuite : si vous cherchez ces mots dans un moteur de recherche, vous allez accéder à de nombreux services qui vous permettrons de vous retrouver, à distance, pour échanger. Vous obtiendrez un numéro de téléphone ainsi qu’un code de salon qu’il suffira de transmettre à vos convives qui, à l’heure dite se retrouverons pour échanger. Conseil si vous n’avez jamais essayé : commencez par un petit groupe qui se connait, ayez un ordre du jour clair et partagé, pour une réunion courte séquencée par tranches de 25 min avec des pauses régulières, associez un pad afin de soutenir l’attention, et le tour est joué.

Zoom ressources : 

https://colibris.cc/oasis/wakka.php?wiki=BaOC une sélection d’outils avec liens pour les activer et tutoriels pour savoir s’en saisir.
http://www.pearltrees.com/t/construire-outils-cooperer/id8027454 pour aller plus loin, des outils en fonction d’usages clef retrouvés dans des groupes.
http://ebook.coop-tic.eu pour aller encore plus loin, une compilation de témoignages, outils, pratiques pour animer des projets collaboratifs, ce site permet aussi de générer des livres…
http://outils-reseaux.org/ManuelCooperation Trucs et astuces pour impulser de la coopération, petit guide à télécharger.

Et parce que c’est mie
Capture d’écran 2017-01-30 à 23.38.16ux de se retrouver pour en causer : les Rencontres Moustic (Mise en Oeuvre des Usages Sociaux et Sociétaux des Technologies de l’Information et de la Communication) 2017 : 29 au 31 mars à Montpellier –  “Agir collectivement à l’ère du numérique”. Pour en savoir plus.

Laurent Marseault, Secoueur de Cocotiers, un des géniteurs d’Outils-Réseaux et membre du cercle de pilotage de Colibris, et Louise Didier, Quincaillère et membre de l’équipe opérationnelle Colibris.

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